تَوفُّر خدمة كول سنتر في الشركة هو عنصر أساسي لا يمكن الاستغناء عنه في قسم خدمة العملاء، سواء كان هذا القسم داخلي مُعين من قبل الشركة ذاتها أو خارجي مُعين من شركات مختصة في المجال نفسه. في جميع الأحوال، تأسيس هذا القسم بصورته التقليدية ينتج عنه الكثير من التكاليف والوقت والجهد. لذلك سنتناول الكول سنتر بصورته الافتراضية التي تتناسب مع الأعمال الصغيرة والمتوسطة.
ما معنى كول سنتر Call Center؟
كول سنتر هو مركز التواصل بين الشركة والعملاء. حيث يتواجد في ذلك القسم موظفون يمثلون الشركة، دورهم يختصر في تلقي أو إجراء مكالمات يكون طرفها الآخر هم العملاء الحاليون أو المستهدفون.
من ناحية نظام التشغيل، هناك عدة أنظمة للكول سنتر. نحن لسنا بصدد شرحها في هذا المقال، ولكننا سنركز على نوع واحد فقط وهو النظام الافتراضي منه؛ لأنه مستقبل الكول سنتر. ولكن يجب اولًا فهم بعض العناصر الأساسية التي تكوِّن أي كول سنتر.
عناصر أساسية لتشغيل كول سنتر
ما هو الفويب VOIP؟
تعتمد جميع أنواع الكول سنتر عليه بشكل أساسي، حيث تستخدم برمجيات وحلول تنقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت؛ ليتمكن موظف الكول سنتر من التواصل مع العميل من خلال تحمل مصاريف المكالمات المحلية، في حالة إجراء المكالمة من قِبل الموظف.
نظام السوفت فون Softphone
لأننا مهتمون بالكول سنتر الافتراضي، لن نتجاهل السوفت فون، فهو أحد الوسائل العملية للفويب VOIP، والتي تسمح للموظف بالتواصل مع العميل عبر الإنترنت من خلال تطبيق يقوم الموظف بتحميله على الحاسوب أو الهاتف الذكي.
الاستجابة الصوتية التفاعلية IVR وأهميتها بأي كول سنتر
هو نظام يوجه العميل بطريقة أوتوماتيكية لإيصاله إلى القسم الذي يبحث عنه. حين يتصل العميل، يستمع إلى رسالة مسجلة مسبقًا تدعوه إلى الضغط على أزرار محددة طبقًا لما يبحث عنه، إن كانت مشكلة في الخدمة يرغب أن تحلها الشركة، أو استفسار، أو سؤال عن عروض جديدة يريد أن يعرف المزيد عنها. وهي خاصية متوفر مع كل أنظمة الكول سنتر، وتثبت كفاءتها مع الكول سنتر المختص بالمكالمات الواردة. في النهاية يصل العميل إلى الشخص المناسب من خلال موزع المكالمات التلقائي.
موزع المكالمات التلقائي Automated Call Routing
خاصية للتعامل مع المكالمات الواردة، توجد في أنواع الكول سنتر المختلفة. لا تقوم بتوصيل العميل إلى الشخص المناسب فقط، ولكنها تقيس أيضًا وقت كل مكالمة على حدة، بالإضافة إلى وقت الانتظار.
تسجيل المكالمات
بغرض ضبط الجودة وتشجيع الموظفين على الالتزام بقواعد المهنية مع العميل، تكون المكالمات مسجلة؛ ليراجعها المشرف ويحدد الأخطاء والسلبيات التي يحتاج الموظفون إلى تعديلها للحصول على رضا أكبر للعميل. خاصية متوفرة مع المكالمات الواردة والصادرة، وتتواجد مع مختلف أنظمة الكول سنتر.
كول سنتر افتراضي Virtual Call Center
يعتمد الكول سنتر بشكل كامل على الموظفين، ولكنه يسمح لهم بالرد ومتابعة المكالمات من خلال أي مكان وأي وقت مما يخلق مرونة في ساعات العمل. كذلك هو نظام لا يحتاج إلى هواتف الآي بي الضخمة، كل ما يحتاجه هو هاتف ذكي فقط بصورة مبدئية.
بعدها تأتي أدوات أخرى مثل: شبكة اتصال بإنترنت، وبرمجيات الحلول المتكاملة لإدارة البيانات مثل CRM، ولعقد الاجتماعات مثل Zoom. تَوفُّر سحابة هو حجر الأساس في الكول سنتر الافتراضي. فيسمح النظام بانتقال البيانات وعرضها، ويجعل استقبال المكالمات وإجراءها من خلال السوفت فون.
هو كول سنتر سحابي Cloud Based نظام يعمل بالكامل عن طريق سحابة توفرها إحدى شركات توفير خدمات الإنترنت مثل أمازون Amazon Web Services، جوجل Google Cloud، وغيرها. المنصات السحابية تقدم خدمة يُعتمد عليها، لا تحتاج إلى أجهزة متعددة أو ضخمة لتشغيلها. فتوفر خدمة يمكن استخدامها من خلال الكمبيوتر والهواتف الذكية، وبذلك تسمح لمستخدمها بمراجعة البيانات وتحديثها بسهولة.
الكول سنتر السحابي هو الأقل تكلفة وكذلك الأقل تعقيدًا بين جميع الأنظمة. كما أن أي توسع لا يحتاج إلى الوقت والجهد والمال الذي تستهلكه الأنظمة الأخرى. وسنتناول فلاش ليد كول كمثال لهذا النوع.
خدمة فلاش ليد كول وتوفير كول سنتر داخلي لفريقك
لأنه كول سنتر افتراضي؛ فهو يتضمن جميع الخصائص والمميزات السابق ذكرها بالمقال، بالإضافة إلى مميزات أخرى سنتناول تأثيرها الإيجابي على العمل.
توفير فلاش ليد كول لكثير من التكاليف والوقت
أنظمة الكول سنتر غالبًا ما تحتاج إلى أجهزة غالية الثمن للتركيب، كما تحتاج إلى صيانة دورية من قِبل فريق تكنولوجيا المعلومات IT، مما يستهلك كثير من الوقت والمال دائمًا. أما في حالة فلاش ليد كول فهو يجعل الموظف على قوة فريق الكول سنتر بمجرد تحميله التطبيق وتسجيل رقم هاتفه. لذلك يقلل فلاش ليد كول التكاليف لتصبح فقط 10% من تكاليف التركيب الاعتيادية للكول سنتر التقليدي.
كذلك تستطيع الشركة الآن أن تكبر وأن توسع الكول سنتر بها دون الحاجة إلى تعيين عدد أكبر من الموظفين.
فلاش ليد كول يوحد وسيلة التواصل مع الشركة
بإعداد رقم موحد خاص بالشركة، سواء كان رقم هاتف أرضي، محمول، أم خط ساخن؛ يتصل العميل من خلاله لتنقله الاستجابة الصوتية التفاعلية إلى القسم الذي يريده؛ سواء كان المبيعات، التسويق، خدمة العملاء. في النهاية، يربط موزع المكالمات التلقائي العميل بالموظف المناسب. توحيد رقم الاتصال يجعل إدارة المكالمات الواردة والصادرة أسهل لمركزيتها، كما يجعل متابعة جودة المكالمات أكثر كفاءة.
ربط فلاش ليد كول مع فلاش ليد الأساسي
لأنه أحد أهم برامج علاقات العملاء لزيادة المبيعات، أصبح ارتباط الكول سنتر الافتراضي بنظام CRM ليس برفاهية. لذلك فلاش ليد كول يسمح بارتباطه مع فلاش ليد الأساسي أو فلاش ليد برو؛ ليحصل مستخدم فلاش ليد كول على ميزة تسجيل المكالمات والاحتفاظ بها وإدارتها. فتصبح كلها مُسجلة كتاريخ ووقت ومحتوى المكالمة ذاته، ليتمكن مراقب الجودة من الاستماع إليها في أي وقت.
عدم وجود CRM مع الكول سنتر الافتراضي، يجعل موظفي خدمة العملاء ينتقلون بين النوافذ المختلفة خلال نفس اللحظة لمراجعة بيانات العميل المتحدث. بينما فلاش ليد كول يعطي الموظف معلومات كاملة عن العميل لحظة اتصاله.
كيف يمكن الاستفادة من وجود كول سنتر بالشركة؟
1. كول سنتر للمبيعات
هو مسئول عن استقبال المكالمات الخاصة بالاستفسار عن المنتجات والعروض الجديدة، كما يجري هذا المركز المكالمات مع العملاء المحتملين الذين سجلوا اهتمامهم بمنتجات الشركة أو خدماتها.
2. التسويق من خلال كول سنتر
هو كول سنتر يجري مكالمات مع عملاء سجلوا اهتمامهم بمنتجات مماثلة أو قاموا بعمليات شراء ناجحة مع الشركة. فبعد تلك المعاملات الناجحة، يستأذن الموظف العميل في إمكانية التواصل معه في حالة عروض أو منتجات جديدة خاصة بالشركة.
3. كول سنتر لتلقي شكاوى العملاء
هو مركز لاستقبال المكالمات، حيث يتواصل العملاء مع المركز بهدف تسجيل شكوى متعلقة بالخدمة المقدَمة أو المنتج؛ وقد تكون الشكوى لها علاقة بخدمات ما بعد البيع أو غيرها.
4. دعم فني عن طريق كول سنتر
مركز آخر لاستقبال المكالمات، حيث يتعلق بالمشكلات التقنية بالمنتج أو الخدمة، مما يحتاج تدخل أحد المتخصصين لحلها.
مشاكل الكول سنتر
ضغط المكالمات
أحيانًا تحدث زيادة في المكالمات دون وجود عدد كافٍ من الموظفين؛ مما يولد الضغط عليهم، كما ترتبط المكالمة أحيانًا بعميل غاضب أو مشكلة معقدة تستهلك كثيرًا من الوقت. فعلى الموظف اللجوء إلى التعامل مع العميل برفق ومعالجة الأمر باحترافية.
تلك المشكلات تجعل زيادة عدد الموظفين أولوية ضمن خطتها، كما تدفعها إلى إعداد كتيب يدوي إلكتروني يواجه جميع المشكلات التي يراها العميل ويشرح طرق حلها للموظف.
عدم رضا العميل
أولى خطوات معرفة مدى رضا العميل أو عدم رضاه هي إنشاء نموذج خاص للتغذية الراجعة Feedback، أو إعداد مكالمة آلية يقوم فيها العميل بالتعبير عن تقييمه من خلال الضغط على أرقام تمثل رضاه أو غضبه من كل عنصر من عناصر الخدمة. ومن خلال مراجعة التقييمات يمكن معرفة عنصر الخدمة الذي يحتاج إلى مزيد من الاهتمام وبالتالي يحقق رضا كامل للعميل.
كما أن إنشاء قسم قوي على موقعك الإلكتروني خاص بإجابات الأسئلة الشائعة التي يواجهها العملاء، يوفر الكثير من الوقت والجهد، وقد أثبتت الدراسات أن إعداد محتوى يجيب عن جميع أسئلة العميل تجعل تجربته أفضل وتحقق رضا أعلى.
فلاش ليد كول سنتر
في هذا القسم سنتناول فلاش ليد كول ودوره ككول سنتر في مواجهة المشكلات الرئيسية التي ناقشناها في القسم السابق.
مميزات فلاش ليد كول
لدي فلاش ليد كول إمكانية الاستجابة الصوتية التفاعلية IVR التي ترد على العميل ومن خلال موزع المكالمات التلقائي Automatic Call Routing يصل العميل إلى الموظف المناسب للرد على تساؤلاته، مما يحقق تجربة أفضل للعميل من خلال تفاعله مع المكالمة بالضغط على الأزرار المناسبة ومما يقلل وقت الانتظار بالنسبة له.
من جهة أخرى تساعد تلك المميزات على تخفيف الضغط على الموظفين، مما يسمح بتوفير جميع المعلومات لعملائهم دون الشعور بالملل أو فقدان الأعصاب. فيستطيع الموظفون خدمة عملائهم باجتهاد وشغف وتلبية طلباتهم بالمهنية المطلوبة.
فلاش ليد كول وضبط الجودة
كما أن تسجيل المكالمات لدى فلاش ليد كول يساعد الشركة على ضبط الجودة بتحديد المشكلات الشائعة في جميع المكالمات، وإعداد برنامج تأهيل للموظفين يساعدهم على تغطية جميع تلك السقطات. وتوفر فلاش ليد Call Feedback تغذية راجعة للمكالمة ليظهر لقائد الفريق كيف جرت المكالمة والنتائج التي انتهت إليها والتحديثات المتعلقة بالصفقة أو حل المشكلة التي يواجهها العميل.
فلاش ليد هو الـ CRM المناسب لشركتك. سجل الآن لتحصل علي تجربتك المجانية. للمزيد من المعلومات عن فلاش ليد يمكنك زيارة صفحتنا على فيسبوك أو زيارة موقعنا.
تريد أن تبدأ الآن ؟ تحدث مع أحد خبرائنا.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته صباح الخير
انا مهتم
مرحبًا بك، يمكنك إجراء مكالمة مع أحد خبرائنا بالوقت المناسب من خلال هذا الرابط، https://meet-me.flash-lead.com/blog-booking-a-call شكرًا لتواصلك مع فلاش ليد.